[img:contrato.jpg,thumb,alinhar_dir_caixa]Gestão de contratos ganha espaço nas empresas. Mas qual é a melhor forma de fazer este controle?

Embora não haja números oficiais, o mercado nacional de gestão de contratos é definido como promissor pela consultoria IDC (Internet Data Corporation). Dois fatores contribuem para a crescente – embora lenta – importância que o tema vem conquistando nas corporações.

Primeiro, as práticas de governança corporativa impõem que as empresas tenham controle de todos os seus processos. Segundo, o avanço da terceirização aumenta o volume de contratos firmados, ampliando também a dificuldade de gerenciá-los.

O grupo Fleury, que reúne quatro unidades de negócio na área de saúde, tem milhares de contratos ativos, em diversas áreas, como fornecimento de matérias-primas, serviços e manutenção.

Optou por terceirizar algumas etapas da gestão de contratos. “O serviço que terceirizamos automatiza partes importantes do ciclo, como workflows de aprovação”, diz, em entrevista por e-mail, Teresa Sacchetta, diretora de TI do grupo Fleury.

O fornecedor escolhido foi a Easy Drive, especializada em gestão de contratos, particularmente no monitoramento de eventos contratuais, como renovação, reajustes e nível de serviço. Teresa não revela o valor investido no projeto, que é baseado na metodologia CLM (Contract Lifecycle Management) e foi implantado em dois meses. Segundo a Easy Drive, todo o ciclo de vida do contrato é monitorado pela internet, com a priorização de etapas que exigem a execução de ações mais urgentes e importantes.

“A reorganização do ciclo de vida do contrato, junto com a automatização do processo, permite uma gestão de contratos mais eficiente”, analisa a executiva. Os benefícios mais diretos, no caso do Grupo Fleury, são redução de prazos, catalogação das interações com fornecedores e gestão racional dos eventos contratuais.

De acordo com Walter Freitas, diretor de negócios da Easy Drive, a solução de gerenciamento de contratos pode ser aplicada de duas formas. A primeira, que custa a partir de 500 reais por mês para a gestão de 50 a 60 contratos, limita o processo à fase de contratação do fornecedor.

A segunda alternativa é aplicada a toda a vida útil do documento. Pode ser contratada por licença de uso ou como um misto de número de contratos e usuários e espaço em disco. O valor, neste caso, varia caso a caso. A Easy Drive tem 20 clientes do produto.

Outras opções
O modelo adotado pelo grupo Fleury é apenas uma das opções que se apresentam ao mercado, que permite também a contratação de soluções completas de empresas especializadas no assunto. Outra alternativa é usar ferramentas já disponíveis na corporação, como ERP, workflow e GED (gerenciamento eletrônico de documentos).

A dificuldade, neste caso, é garantir uma gestão integrada. “Existe a demanda, mas as empresas ainda estão aprendendo a melhor forma para gerir contratos adequadamente”, ressalta Alexandra Reis, gerente de consultoria da IDC.

Ênio Salu, diretor-presidente da Escepti, que presta consultoria e treinamento sobre gestão de contratos, observa que a indefinição de processos e metodologia é a principal dificuldade que as corporações enfrentam quando o assunto é gestão de contratos. Entre os clientes de treinamento da consultoria estão Nextel, Correios e Bosch.

Na opinião de Salu, do ponto de vista de software, a administração de contratos é baseada em três pilares: ERP, GED e workflow, ferramentas que, dificilmente, uma grande empresa deixa de ter.

Ao adotar uma metodologia, as corporações ganham condições de gerir contratos de forma integrada e inteligente. “Algumas companhias, como Serasa, Bosch e Vivo, já chegaram à conclusão de que é preciso criar um departamento de gestão de mercado. Mas falta o modelo, por isso elas procuram por treinamentos”, exemplifica o consultor.

André Nadjarian, diretor comercial e de marketing da Kaizen, concorda que é preciso ensinar as melhores práticas para o mercado corporativo. A empresa comercializa soluções empacotadas e customizadas para gerenciamento de contratos, atendendo a empresas como Ultragaz, Visa e TIM. “O maior problema da Ultragaz era fazer com que os contratos das 15 filiais fossem centralizados”, conta.

A solução envolve a digitalização dos documentos, incluindo anexos, e a inserção deste conteúdo em um sistema que permite a consulta remota aos contratos. Com isso, é possível emitir relatórios de não-conformidades, além do disparo de alertas para aspectos como renovação e reajuste. “A gestão de contratos tem muito a ver com diminuir os riscos da empresa. Você faz uma gestão efetiva do que está no documento”, pondera Nadjarian.

Grupo de discussão
Tanto Freitas quanto Salu criaram negócios na área de gestão de contratos a partir de suas experiências profissionais. O diretor de negócios da Easy Drive sentiu na pele as dificuldades para gerenciar contratos na HP e na Dell. O diretor-presidente da Escepti viveu a mesma experiência quando era CIO do hospital Sírio-Libanês. “Eram muitos contratos, não tinha equipe, não tinha metodologia”, recorda Salu. “Por isso, minha empresa hoje lida com treinamento em gestão de contratos e auditoria de contas hospitalares”, justifica.

Mas além de fazerem dinheiro com a gestão de contratos, os dois executivos também lançaram iniciativas para gerar indicadores sobre o tema. Salu criou uma comunidade e Freitas deu início à Associação Nacional dos Gestores de Contratações, em 2007, que pretende levar melhores práticas e metodologias para os associados, além de promover relacionamento (Confira o site da ANGC).

Fonte: Fabiana Monte, do COMPUTERWORLD